La transformation digitale des entreprises est un processus dont la réalisation requiert des outils et une stratégie bien définie. Les outils de la digitalisation sont nombreux et ont différentes fonctions. Vous retrouverez par exemple :

  • les outils de communication et marketing ;
  • les outils de gestion client ;
  • les sites internet ;
  • les outils de gestion de facture ;
  • etc.

Nous vous proposons ici un tour d’horizon de quelques outils à adapter à la stratégie de digitalisation de votre entreprise.

L’intranet

L’intranet permet aux entreprises de créer du contenu numérique afin de transmettre des informations à leurs équipes. Cet outil sur lequel s’appuie l’espace de travail digital permet de développer la culture de l’entreprise. Ce qui crée au sein des employés un sentiment d’appartenance.

Tous types de contenus (infographies, actualités, vidéos…) peuvent être transférés via un intranet. Ce dernier représente le support par excellence de la communication en interne.

Avec l’intranet, chaque information ou donnée est envoyée au bon moment à la bonne personne. Grâce à cela, le flux de données vers les collaborateurs est rationalisé. Ainsi, les salariés peuvent se concentrer sur les tâches les plus importantes pour eux.

L’intranet est surtout une plateforme interne. Mais, quand il est associé à d’autres outils, il n’est plus cloisonné. De fait, c’est beaucoup plus facile d’y accéder. En plus, il devient plus engageant.

Les sites internet

Aujourd’hui, la première vitrine d’une entreprise, c’est son site web. À partir d’un site internet, les clients peuvent se faire une idée de la valeur d’une entreprise.

L’image que renvoie votre site internet impactera la manière dont vos visiteurs perçoivent vos services et produits. C’est donc sans surprise qu’un site web récent avec une meilleure expérience utilisateur convertit mieux qu’un vieux site obsolète.

Les serveurs

Un serveur permet d’offrir un ensemble de services. Il peut s’agir de fourniture d’accès web, de services de stockage et de consultation de données, de collecte de courriels, etc.

En bref, un serveur fournit des services essentiels à la digitalisation des entreprises. Un bon serveur doit pouvoir garantir la sécurité des données qu’il stocke.

Les applications mobiles

Une application consiste en un logiciel ou un programme fonctionnant en toute autonomie. Les applications mobiles sont conçues pour fonctionner sur tout appareil mobile (tablette, téléphone, etc.).

Comparées aux sites web responsives qui s’affichent sur les écrans d’appareils mobiles, les applications web mobiles ont quelques avantages. Elles s’exécutent plus vite. Les éléments composant leurs interfaces ne se téléchargent pas depuis un serveur.

Avec une application web mobile, il est plus facile d’accéder aux données des utilisateurs. Par ailleurs, les applications web favorisent plus d’interactions avec l’utilisateur grâce aux notifications qu’elles ont la possibilité d’émettre. En plus, elles peuvent fonctionner même quand l’utilisateur est hors ligne.

Les CMS, outils de création de sites web

L’un des premiers outils dont se dotent les entreprises qui entament une transformation digitale de leur organisation, c’est le site web. Pour créer un site internet, il faut engager un expert et cela peut nécessiter un budget.

Si vous ne pouvez pas vous permettre de trop dépenser dans votre processus de digitalisation, vous pouvez recourir aux aides. En effet, il existe un chèque numérique pour aider les entreprises à se digitaliser.

Une alternative au fait d’engager un expert est d’utiliser un CMS. Ce dernier est un système de gestion de contenu. Il permet de gérer soi-même le contenu et l’apparence de son site internet.

Il existe sur le marché un grand nombre de systèmes de gestion de contenus (CMS). La plupart sont gratuites et très faciles à utiliser. Il y en a même qui offrent des modèles de sites préconstruits et prêts à l’emploi.

Ces modèles sont bien entendu personnalisables. Vous pouvez y ajouter les fonctions que vous jugez nécessaires pour la transformation digitale de votre entreprise.

Certains CMS proposent même un hébergement gratuit du site web de votre entreprise. Vous pouvez aussi opter pour l’achat d’un nom de domaine. Parmi les CMS les plus populaires se trouvent WordPress, Prestashop, Joomla, etc.

Notez que l’utilisation d’un système de gestion de contenus requiert des compétences techniques minimales. Si vous n’en disposez pas, pour créer votre site web d’entreprise, nous vous recommandons de faire appel à un développeur.

Les landing pages

Les internautes après avoir effectué un clic sur un lien commercial ou publicitaire atterrissent sur une page web. C’est cette dernière qui porte le nom de landing page.

Il s’agit d’une page indépendante du site web où l’internaute est appelé à réaliser une action précise. Pour la digitalisation des entreprises, ce type de pages est une arme redoutable.

Les outils de gestion des réseaux sociaux

Il faut souligner que la bonne définition de digitalisation des entreprises correspond à l’insertion du digital dans les processus de ces dernières. De fait, la transformation digitale d’une entreprise passe aussi par sa présence sur les réseaux sociaux.

Pour ce faire, la création de comptes sur les réseaux sociaux au nom de l’entreprise est nécessaire. Cela permet de gagner en visibilité. Vous pouvez ouvrir un compte sur Linkedin, Facebook, Instagram ou Twitter.

Vous pourrez ainsi présenter votre entreprise ainsi que ses activités sur ces réseaux sociaux. Le choix de l’un ou l’autre de ces plateformes dépend de l’activité que vous menez.

Sur les réseaux sociaux, il existe des outils qui sont intégrés en général aux plateformes. Ces outils servent en particulier à la gestion des publications. Sur Facebook par exemple, vous disposez de Meta Business Suite qui est un outil propre à Meta.

Il sert à la planification des publications sur les pages du réseau social. Il est utile pour la modération des commentaires et des messages. Il permet aussi de faire l’analyse des statistiques des comptes de votre entreprise.

De même que ces outils natifs, il existe des outils indépendants des réseaux sociaux. Ils servent à la programmation des publications sur plusieurs plateformes. Certains de ses outils proposent même une utilisation gratuite avec la gestion de plusieurs comptes de réseaux sociaux.

Les outils de stockage en ligne des documents

La transformation digitale d’une entreprise nécessite la dématérialisation des documents. Ceux-ci doivent subir une transformation numérique et être sauvegardés et sécurisés sur une plateforme en ligne.

Ainsi, la gestion des documents est optimisée et leur perte éventuelle sera évitée. Pour l’atteinte de ces objectifs, il faut recourir aux outils de gestion électronique des documents. Ce sont ces outils qui permettent le stockage et l’archivage en toute sécurité des documents de l’entreprise.

Les outils GED (Gestion Électronique des Documents) permettent aussi de vite retrouver des fichiers et ceci sans tracasserie. Ces outils de gestion de documents permettent aussi la centralisation et le partage de contenus avec des collaborateurs externes.

Dans l’ensemble, les plateformes proposant de tels services offrent des outils à adapter selon les exigences de l’entreprise.

Les outils de gestion des campagnes d’emailing

Les entreprises pour leur développement digital peuvent s’appuyer sur les campagnes d’emailing. Celles-ci représentent un moyen de communication efficace pour atteindre de potentiels clients.

Ces campagnes peuvent être automatisées grâce à l’utilisation d’outils de gestion d’emailing. Ces outils permettent de gagner du temps et d’être plus productif. Avec eux, l’envoi de courriers électroniques se fait en automatique.

Certaines de ces solutions de gestion de campagnes d’envoi de mails offrent des formules gratuites, mais aussi des forfaits payants. Avec certains de ces outils, vous ne payez que pour le nombre d’emails que vous envoyez. Dans ces cas, la gestion des contacts est gratuite et illimitée.

Avec d’autres solutions, vous accédez à différents plans qui peuvent donner droit à une gestion de plus de 2000 contacts et à un envoi de 10 000 emails chaque mois.

Les outils de signature électronique de documents

Bien avant la digitalisation, pour signer des documents, il faut les imprimer. S’il faut les envoyer à un interlocuteur via un moyen digital, il faut alors les scanner. Tout ce processus nécessite un certain délai qui peut occasionner un manque à gagner à votre entreprise.

En optant pour la transformation digitale de votre organisation, vous dites au revoir à toutes ces tracasseries. En effet, avec la digitalisation, vous accédez à des outils qui vous permettent de signer des documents sans les imprimer.

Les outils de signature électronique offrent même le stockage et l’édition de documents dans tous les formats de fichiers. Vous pouvez aussi les utiliser pour effectuer la gestion de listes de contacts pour vos collaborateurs qui signent souvent.

Dans le lot des outils de signature électronique, vous en trouverez qui proposent une utilisation gratuite de façon illimitée. De même, il y en a qui proposent des formules payantes. Pour la plupart, pour accéder aux fonctions de collaboration, vous devez payer.

Les outils de création de formulaires en ligne

Avec la digitalisation, fini les formulaires papier. Utilisez désormais le digital pour créer vos formulaires en ligne.

Grâce aux outils de création de formulaires en ligne, vous pouvez faire des formulaires pour :

  • une enquête de satisfaction client ;
  • une étude de marché ;
  • un quiz ;
  • etc.

Les outils de création et de gestion de formulaires en ligne sont faciles à utiliser. Pour y accéder, il suffit de passer par un navigateur. Sur ces plateformes en ligne, vous retrouverez des modèles de formulaires préconçus. Ceux-ci peuvent être personnalisés pour correspondre aux besoins de votre entreprise.

Avec les outils de gestion de formulaires, l’envoi des sondages créés est facile. Il suffit de fournir aux personnes cibles de votre enquête le lien qui mène au formulaire du sondage.

Vous pouvez envoyer le lien via courrier électronique ou le partager sur les réseaux sociaux. Tout ceci peut se faire depuis la plateforme de création et de gestion de formulaire.

Les solutions de sondage disposent en général de fonctions collaboratives. Ces dernières sont utiles pour inviter vos collaborateurs à consulter, commenter ou modifier un formulaire que vous créez. Vous suivez en direct les réponses des sondés sur la plateforme et vous obtenez des rapports de performance en temps réel.

Les outils de facturation

Les outils de facturation du digital servent les mêmes objectifs que les solutions de formulaires en ligne. Ils permettent de rendre numérique l’établissement de facture dans une entreprise.

Ces solutions en ligne permettent la conception de documents financiers dans le respect des normes imposées par la loi. C’est en s’appuyant sur les données clients déjà recueillies que ces outils génèrent les devis et les factures de façon automatique.

Ces outils offrent aussi des options d’archivage des factures. Ils vous permettent ainsi de bénéficier d’un gain de temps dans le suivi et la gestion de vos documents financiers.

Il existe un grand nombre d’outils de facturation en ligne. Dans leur rang, il y en a qui proposent une utilisation gratuite. Mais le nombre de documents à éditer de façon mensuelle reste limité.

Ces outils proposent aux entreprises des fonctions comme :

  • la personnalisation des documents ;
  • la transformation des devis en factures ;
  • la gestion des impayés ;
  • etc.

Les outils de messagerie instantanée

Avec la messagerie instantanée, vous évitez d’envoyer des mails pour des échanges qui ne sont pas prioritaires. Une discussion informelle entre deux collaborateurs peut par exemple se faire via une messagerie instantanée.

Les outils de messagerie instantanée sont simples et faciles à utiliser. Ils facilitent le travail à distance et le travail hybride. En milieu professionnel, les applications de messagerie les plus populaires sont Microsoft Teams et Slack.

Il y a aussi Google Chat et Whatsapp dont l’utilisation se fait sans débourser le moindre centime. Ils sont adaptés en particulier aux entreprises ayant des petites équipes de travail.

Les applications de gestion de projets

Avec la digitalisation des entreprises, le travail en entreprise s’appuie de plus en plus sur les applications. Il en existe d’ailleurs qui sont spécialisées dans la gestion de projets. Ces applications SAAS en général permettent de structurer l’exécution des tâches du début à la fin d’un projet.

Les plus populaires en entreprises sont Jira, Trello, Asana, Wrike, etc. La plupart de ces plateformes permettent une certaine ouverture. Ces applications peuvent en effet être intégrées à d’autres outils grâce à leurs différentes API.

Cela reste un gros avantage puisqu’il permet l’interaction avec d’autres applications. C’est un atout qui facilite la collaboration et accélère le travail pour plus de productivité. Avec les applications de gestion de projet, vous visualisez ou validez une tâche sans devoir quitter votre tableau de bord.

Les CRM

Les entreprises ont toujours utilisé des fichiers clients afin de suivre les ventes ou le parcours des clients. Ce suivi clients est facilité aujourd’hui avec les applications CRM (Customer Relationship Management).

Les logiciels de gestion des relations clients apportent une nouvelle dimension à la gestion commerciale. Ces outils permettent en effet d’avoir une vision plus élargie (à 360 degrés) du client.

L’accès aux outils CRM est assez simple. Ils peuvent même être accessibles depuis le tableau de bord personnel des équipes de gestion clients. Il suffit pour cela de les intégrer à l’espace de travail numérique en utilisant des API.

Avec les CRM, les données clients restent disponibles à tout moment. Les départements dont les activités sont liées à la gestion clients peuvent ainsi exécuter leurs tâches avec plus de facilité.

Les outils de gestion des ressources humaines (GRH)

Le service des ressources humaines joue un rôle important dans le développement d’une entreprise. De fait, les équipes de ce service ont souvent un nombre de tâches important qui nécessitent parfois beaucoup de temps.

Toutes ces tâches souvent répétitives empêchent les collaborateurs de se concentrer sur l’essentiel. Aujourd’hui, avec les outils de gestion des ressources humaines, le quotidien des DRH (direction des ressources humaines) est transformé.

Ces outils englobent en réalité un grand nombre de tâches permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches les plus importantes. Avec les outils GRH, certaines tâches sont automatisées. Il s’agit entre autres de la :

  • gestion des organigrammes ;
  • gestion des annuaires d’entreprises ;
  • gestion des dossiers salariés ;
  • gestion des entretiens annuels ;
  • gestion des parcours candidats ;
  • etc.

Les informations précieuses que contiennent les outils GRH définissent la relation entre les salariés, leur groupe de travail et leur département. Avec les données issues des plateformes GRH, il devient possible d’offrir aux collaborateurs des contenus personnalisés.

Ils permettent aussi de simplifier ou de faciliter l’accès du salarié aux diverses applications dont il a besoin. Les outils GRH peuvent aider aussi le service RH à connaître le climat de l’entreprise à travers des enquêtes, des sondages, etc.

Les outils de communication digitale

Les outils de communication numérique englobent un grand nombre d’outils de digitalisation. Vous y retrouvez par exemple les outils de visioconférence, les téléphones portables, les outils de téléphonie IP. Ils comprennent même les outils de messagerie instantanée.

La crise provoquée par la Covid 19 a mis en exergue l’importance des outils de communication digitale pour les entreprises. Ces outils ont intégré les entreprises à petite allure. Aujourd’hui, ils sont devenus des éléments permanents de la vie en entreprise.

Ils ont permis d’instaurer petit à petit un mode de travail à distance (télétravail). Ces applications de communication ont révolutionné la manière dont les équipes communiquent sur les différents projets.

Slack est par exemple, l’une des applications qui a bouleversé la communication en entreprise. Il proposait une centralisation de tous les échanges en entreprise en les regroupant par thème.

Désormais, la communication via messagerie instantanée ne concernait plus que les discussions informelles en one to one. Cette application a rendu possible la communication instantanée en groupe pour l’évolution des projets.

De même que Slack, il y a eu Microsoft Teams qui a révolutionné la communication numérique en entreprise. Cette application propose des fonctions pour tenir des réunions entre collaborateurs ainsi que des options pour la gestion des documents.

Les outils de communication digitale sont de très bons catalyseurs de collaboration au sein d’une entreprise. En plus, ils sont faciles à intégrer aux autres outils créant ainsi un espace de travail cohérent et simple.

Les applications métiers

Les applications métiers sont des applications propres à chaque secteur d’activité et à chaque entreprise. Même chaque département dans une entreprise peut avoir une application qui lui est propre. Ainsi, il est possible de trouver des logiciels dédiés à :

  • la gestion de la paie ;
  • la gestion de la maintenance ;
  • la gestion des commandes ;
  • la gestion des entrepôts ;
  • etc.

L’entrée dans le monde du travail de ce type d’outils ne s’est pas faite dans la discrétion. Leur intégration nécessite en réalité la mobilisation des intégrateurs et des équipes projets. Pour les utiliser, les collaborateurs ont besoin de se former.

Il s’agit en effet d’outils très techniques, complexes, et dont l’intégration s’avère difficile. Ils peuvent néanmoins subir une personnalisation pour correspondre aux exigences des entreprises.

Même si leur intégration à l’espace numérique de travail est difficile, certaines stratégies permettent néanmoins de les rendre disponibles pour les salariés. Chaque collaborateur peut par exemple disposer dans son tableau de bord de raccourcis vers l’application métier dont il a besoin.

Les plateformes de Business Intelligence

De 2000 à 2010, les plateformes de Business Intelligence ont connu leur essor. Ils ont ainsi donné naissance au Data Driven Enterprise.

Ce faisant, un très grand nombre d’outils d’analyse de données a vu le jour. Ces outils ont gagné en importance et ont permis aux données d’avoir une place importante dans la prise de décision en entreprise.

Il est devenu inimaginable aujourd’hui de disposer d’un espace de travail numérique sans avoir des plateformes de Business Intelligence. Ceux-ci disposent de tableaux de bord auxquels vous pouvez accéder de n’importe quel lieu. En plus, vous y accédez sans être obligé d’ouvrir le logiciel.

Chaque collaborateur a des tableaux de bord et des KPI (indicateurs clés de performance) qui lui sont propres. Ainsi, les salariés peuvent suivre l’évolution des activités de leur service. Au même moment, ils peuvent suivre leurs propres progrès au regard des objectifs personnels qu’ils se sont fixés.

La plupart des plateformes de Business Intelligence proposent des fonctions comme :

  • la création de tableaux de bord ;
  • les rapports de ventes ;
  • la visualisation facile de données ;
  • le suivi du cycle de vie des produits ;
  • etc.

Un exemple bien connu de ce type d’outils est Microsoft Power BI.