La digitalisation des entreprises consiste en l’intégration des technologies numériques dans le processus de production ou de fonctionnement des entreprises. Une entreprise qui fait un virage numérique bénéficie d’énormes avantages dont :
- l’amélioration de la relation avec les clients ;
- des canaux de business plus nombreux ;
- une croissance du chiffre d’affaires ;
- etc.
La digitalisation des entreprises présente des défis, cependant sa mise en place n’est pas impossible. Cela nécessite surtout de prendre en compte deux axes principaux, dont la relation entre collaborateurs et la relation client. Voici tout ce que vous devez savoir à propos de la digitalisation des entreprises.
Digitalisation des entreprises : que comprendre ?
Une digitalisation des entreprises (grandes entreprises, PME, TPE, etc.) revient à effectuer un virage numérique dans l’organisation et la stratégie d’une entreprise. Elle consiste en l’utilisation d’outils du digital pour connecter les collaborateurs entre eux, à la société et au reste du monde.
Dans une entreprise qui a subi une digitalisation, l’ensemble des usages professionnels est fait de manière systématique avec des outils du numérique. La digitalisation vise l’amélioration des processus sociaux et commerciaux.
Il existe une certaine confusion entre digitalisation, numérisation et transformation digitale. Ces termes semblent désigner la même chose, mais il existe entre elles certaines nuances.
Précisons que la numérisation est un processus qui vient en amont de la digitalisation. Il s’agit d’un procédé qui permet de traduire les données physiques en données numériques. Les informations obtenues grâce à ce procédé mécanique peuvent ensuite servir à faire de la digitalisation.
À titre d’exemple, saisir des données dans un document numérique revient à faire de la numérisation. Mais quand ce document numérique est mis à disposition dans le cloud, il s’agit d’une digitalisation.
Numérisation et digitalisation sont donc deux processus qui se complètent. La transformation digitale quant à elle est ce qui découle d’un processus de digitalisation.
Quels sont les avantages et inconvénients de la digitalisation ?
Si vous vous demandez pourquoi les entreprises doivent se digitaliser, sachez que cela est dû aux avantages que procure la digitalisation.
Les avantages de la digitalisation
Ils sont assez nombreux.
Le maintien de l’activité de l’entreprise
Certaines situations obligent parfois les entreprises qui ont un fonctionnement traditionnel à cesser leurs activités de manière ponctuelle ou permanente. C’est par exemple le cas de la récente crise sanitaire que le monde traverse (La Covid 19).
Face à ce type de situations, la digitalisation est une solution qui permet de maintenir l’activité de son entreprise. Elle vous permet de rester en contact avec vos clients et de leur assurer tout au moins un service minimum.
Pour les entreprises de vente de produits, l’une des solutions de digitalisation est par exemple le click & collect. Avec cette stratégie de transformation digitale, les clients se rendent sur la boutique en ligne de la PME. Ils commandent en ligne les produits dont ils ont besoin et sélectionnent un point de retrait.
Le jour de la livraison, au lieu qu’un livreur vienne à leur rencontre, c’est aux clients de se rendre au point de retrait. C’est un procédé qui s’avère intéressant pour les clients. En effet, ces derniers réalisent des économies sur les frais de livraison.
En outre, ils peuvent passer leur commande en ligne depuis n’importe quel lieu. Ils évitent aussi de se retrouver dans la file d’attente du magasin. Ce qui constitue un énorme gain de temps.
En dehors des clients, ce processus de digitalisation se révèle intéressant pour l’entreprise aussi. La PME ou TPE ne gère pas les envois et gagne du temps. Elle peut optimiser ses invendus par ce canal et continuer à fidéliser ses clients.
Amélioration de la relation avec les clients
Votre relation avec vos clients peut s’améliorer grâce aux innombrables outils de la digitalisation. Au même moment, vous améliorez la visibilité de votre entreprise. Vous pouvez par exemple vous servir des campagnes de SMS ou d’emailing pour proposer vos nouvelles offres à vos clients.
Les newsletters (lettres d’information) sont aussi un moyen d’apporter de la valeur à vos clients. Pour être encore plus proche d’eux, vous pouvez vous servir des réseaux sociaux où il faut poster du contenu régulier.
Une présence active sur le web rassure vos clients. En outre, des outils comme le live chat permettent de rendre moins formel vos discussions avec les clients. Les échanges sont ainsi beaucoup plus conviviaux.
Avec la messagerie instantanée, les réponses sont plus rapides. Ce qui ne peut que plaire à vos clients.
Optimisation des processus et de la logistique
Pour que vos activités perdurent, vous devez éviter que votre entreprise devienne obsolète. Cela implique de mettre en place une gestion digitale de vos données, services et processus de fonctionnement.
La transformation digitale procure à votre structure plus d’efficacité et plus de productivité. Ainsi, vous demeurez toujours compétitif. Vous entretenez votre image de marque vis-à-vis de l’extérieur comme en interne.
La transformation digitale accroît l’efficacité de votre entreprise, car elle permet une meilleure collaboration entre vos équipes. L’accès aux données et leur circulation en interne sont facilités.
Avec la digitalisation, vos collaborateurs ont accès à des outils centralisés comme ceux dédiés à la facturation, la comptabilité, etc. Grâce à ce processus, les données sont mises à jour en temps réel.
La digitalisation permet un partage instantané des tâches entre vos équipes et favorise le travail collaboratif. Avec elle, la gestion des stocks est optimisée. Le service client est beaucoup plus efficace, ce qui impacte de manière positive l’expérience client.
Les inconvénients de la digitalisation
La transformation digitale apporte son lot de problèmes auxquels il faut porter une attention particulière. En voici quelques-uns.
La déperdition de l’information
Avec la transformation digitale, les canaux de communication deviennent nombreux. Cette diversité de canaux multiplie le risque que l’information subisse une déperdition.
Pour pallier cela, la détermination des canaux à prioriser pour communiquer les données essentielles est importante. Une structuration des échanges doit aussi être réalisée.
Les échanges importants peuvent par exemple se faire par Email. Pendant ce temps, la messagerie instantanée peut servir à passer les données moins essentielles et les communications informelles.
L’infobésité
Il s’agit d’un phénomène qui a commencé depuis les années 90. Nous sommes en effet étouffés par un flux d’informations qui s’en va grandissant. Cette trop grande quantité d’informations est apportée par les notifications Push, les publications sur les réseaux sociaux, les emails, etc.
Plus le flux d’informations s’accroît et moins, nous disposons du temps pour les comprendre et les assimiler. Cette surabondance de données est due en particulier aux nouvelles technologies que nous utilisons via nos ordinateurs et nos Smartphones.
L’excès de connexion
La technologie n’a de cesse de s’améliorer. Les outils de messagerie instantanée et les réseaux sociaux deviennent de plus en plus nombreux. Cette évolution permanente de la technologie entraîne un risque d’excès de connexion.
Avec la transformation digitale de votre entreprise, vous devez protéger vos collaborateurs contre ce risque. Mettez en place dans vos locaux un guide de la déconnexion.
Vous devez éviter que les affaires de l’entreprise s’immiscent dans la vie privée de vos employés. Il existe d’ailleurs un droit à la déconnexion instauré par le gouvernement. Cela vise à préserver l’équilibre déjà bien fragile entre vie professionnelle et vie privée.
Pourquoi se digitaliser ?
Pour une entreprise, la digitalisation loin d’être un luxe est devenue une nécessité. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devez vous digitaliser.
La grande adoption du numérique
L’utilisation des téléphones intelligents et d’internet s’accroît tous les ans. Cette croissance de la consommation de ces outils numériques concerne les plus âgées comme les plus jeunes. Précisons qu’en France, 84 % de la population dispose d’internet. Parmi ceux-ci, 85 % font leur course en ligne.
Soulignons aussi que la grande majorité des consommateurs avant d’effectuer un achat se renseigne en ligne. Les habitudes ont donc changé.
S’informer, acheter, communiquer, gérer son quotidien, travailler, tout se fait aujourd’hui sur internet. Laisser son entreprise en marge de cette évolution du marché serait comme un suicide professionnel. À long terme, vous deviendrez moins compétitif et obsolète.
La présence de votre entreprise en ligne n’est donc plus discutable. Par ailleurs, la digitalisation aide les TPE ou PME à avoir une interaction directe avec leurs clients.
Elle permet à l’entreprise d’être présente quand le consommateur exprime son besoin. Ainsi, vous êtes en mesure de les orienter, les conseiller et les convertir.
Si les clients ne sont pas satisfaits du service ou du produit, vous pouvez être aussi présent pour vite régler le problème. La digitalisation améliore donc votre réactivité, ce qui est un gros avantage pour fidéliser vos clients.
Un business à plus grande échelle
Avant l’arrivée d’internet, les moyens de communication étaient limités. En plus, ils ne permettaient d’atteindre qu’une cible locale.
Avec le web, vous ciblez le monde entier. Pour ce faire, votre présence sur les réseaux sociaux, les plateformes de vente et autres canaux de marketing sur internet est requise.
Une croissance exceptionnelle
Sur internet, le volume d’achat est devenu impressionnant. Plus de la moitié des entreprises qui ont subi une transformation digitale affiche une rentabilité améliorée. Dans certains cas, le taux de croissance est exceptionnel.
Un chiffre d’affaires qui grandit donne l’occasion de recruter plus de personnel. Plusieurs entreprises le font d’ailleurs déjà. Ce qui augmente le taux d’embauche.
Pour l’instant, le nombre d’entreprises qui effectuent une transformation digitale n’est pas encore élevé. C’est donc le bon moment pour vous digitaliser et agrandir votre part de marché.
Quels outils pour digitaliser une entreprise ?
Les outils qui servent à la transformation digitale d’une entreprise existent en grand nombre. Leur choix varie selon le type d’activité et surtout en fonction des objectifs de digitalisation. Voici néanmoins, les outils qui sont les plus utilisés.
Les outils collaboratifs
Ils servent à mettre en place un travail collaboratif entre les équipes de l’entreprise. Ils facilitent l’accès complet, rapide et facile aux données. Il s’agit en particulier d’outils comme Google Drive, Google Agenda, Microsoft Teams, Microsoft Word, etc.
Les outils de communication
Ils servent à organiser et à centraliser la communication au sein de l’entreprise. Ils sont plus efficaces quand leur utilisation est optimisée. Il est question d’outils comme Skype, Slack, Google Meet, etc.
Les outils de stockage
Ces outils sont utiles pour la conservation et le stockage des données de l’entreprise. Comme outils de stockage, nous pouvons citer One Drive, Dropbox, etc.
Les outils CRM
Leur importance qui est grande se trouve dans la gestion des relations clients de l’entreprise. Ces outils incontournables de la digitalisation sont essentiels à l’optimisation des relations avec la clientèle.
Les outils intranet
Les outils intranet sont des plateformes complètes qui permettent de centraliser les outils que l’entreprise utilise au quotidien. Très important dans un processus de transformation digitale, ils participent dans une grande part à l’amélioration de la productivité.
Les sites internet
Aujourd’hui, la première vitrine d’une entreprise, c’est son site internet. Sa qualité impacte l’image de marque de votre entreprise et la manière dont les clients perçoivent vos services et produits.
Un site internet est comparable à la façade d’un magasin. Quand celle-ci est belle et bien entretenue, elle est susceptible d’attirer plus de clients. En revanche, un magasin avec une façade en mauvais état peut repousser.
C’est la même chose avec les sites internet. Un site avec une interface utilisateur récente et facile à utiliser aura un meilleur taux de conversion qu’un site obsolète.
Il existe de nos jours plusieurs moyens faciles et accessibles à tous pour créer un site web. Toutefois, pour en espérer de belles performances, il faut recourir à un expert en création de sites internet.
Comment faire la transformation digitale de son entreprise ?
La digitalisation des processus d’une entreprise n’est pas simple. Elle nécessite du temps et de la motivation. Il s’agit d’un travail progressif qui passe par la transformation de plusieurs éléments dont :
- le business modèle ;
- la gestion des ressources humaines ;
- les méthodes de travail ;
- le management des ressources matérielles ;
- etc.
La digitalisation des entreprises se déroule en plusieurs étapes.
Première étape : définition des besoins
Vous devez définir la vision de transformation digitale qui correspond le plus à votre entreprise. Pour cela, il est essentiel de connaître avec précision ce que vous souhaitez accomplir avec la digitalisation.
L’atteinte de cet objectif passe par la revue des modèles et technologies de digitalisation qui existent. Le niveau de maturité numérique de votre structure sera aussi utile dans la définition de votre modèle de digitalisation.
Les besoins de vos clients sont aussi à considérer dans cette phase de la digitalisation. Si votre processus de transformation digitale est en déphasage avec les besoins des clients, votre digitalisation n’aura pas de réels impacts.
Une fois le modèle de digitalisation connu, il faut passer à la définition de vos besoins en matière d’expertise. Cette première étape est essentielle même si les objectifs que vous visez sont modestes.
Deuxième étape : optimisation des processus
Ici, il vous faut analyser, faire une étude détaillée des processus en cours dans l’entreprise. Il s’agira ensuite de mettre en place des actions concrètes qui visent l’optimisation de l’efficacité de votre organisation. Les actions doivent aussi permettre la réduction des coûts liés au fonctionnement de la société.
Troisième étape : faire accepter le changement à vos collaborateurs
La transformation digitale vient avec un changement de la façon de travailler. Ces modifications d’habitudes peuvent être difficiles à intégrer dans le quotidien des collaborateurs.
Il faudra donc les convaincre d’accepter ces changements. Pour ce faire, vous devez faire preuve de pédagogie et avoir de bonnes capacités de persuasion.
Quatrième étape : formation des collaborateurs
La maîtrise de nouveaux outils n’est pas systématique. Il est donc essentiel de former vos collaborateurs à l’utilisation de ces outils. Pour atteindre vos objectifs d’efficacité, vos équipes doivent pouvoir se familiariser avec les outils de la digitalisation.
Pour que votre transformation digitale soit effective, vous devez la définir comme votre priorité. Vous devez aussi vous assurer que les gestionnaires ont la détermination nécessaire pour la mettre en œuvre.
La manière dont vous vous organisez impacte aussi votre transformation digitale. C’est pour cela qu’une équipe chargée de la digitalisation doit être mise en place.
Digitalisation et fonction RH : que comprendre ?
Plus de la moitié des TPE et PME attestent que la transformation digitale optimise les processus RH. Elles déclarent que la digitalisation rend plus facile la collecte d’informations.
Les fonctions RH les plus impactées par une transformation numérique sont entre autres :
- le processus d’évaluation et de recrutement ;
- la gestion administrative RH ;
- la gestion des planifications ;
- la formation ;
- la gestion des déclaratifs et de la paie ;
- etc.
Une grande part des directeurs de ressources humaines affirment que la digitalisation les aide à se concentrer sur des tâches plus importantes. Le digital permet de remettre l’Homme au centre des préoccupations de la fonction RH.
Avec le digital, le temps et la productivité des agents RH sont optimisés. Cela se justifie par l’automatisation des tâches chronophages et répétitives.
Ils arrivent ainsi à offrir une meilleure qualité de service. En outre, la transformation digitale permet de proposer aux collaborateurs une meilleure expérience de collaboration.
Le digital favorise une gestion plus personnalisée des congés. Il facilite aussi l’accès aux documents administratifs et optimise le suivi des processus. L’ensemble des avantages qu’apporte la digitalisation génère la fidélisation des collaborateurs.
La centralisation des documents des ressources humaines que permet le digital impacte sur le plan écologique et économique. Il favorise aussi le renforcement de données qu’exige la RGPD.
Outre la performance des services RH, le digital apporte à l’entreprise une image positive. Cette bonne impression que la structure renvoie est un excellent atout qui attire des talents.
Un grand avantage pour recruter
Dans le monde du recrutement, la digitalisation n’est pas une chose nouvelle. Les recruteurs se servent de plateformes digitales comme les réseaux sociaux pour recruter depuis longtemps.
Grâce à ces outils digitaux, les recruteurs arrivent à optimiser leur quotidien sur tous les plans. Les outils de digitalisation se révèlent utiles depuis la sublimation de la marque de l’entreprise jusqu’à l’optimisation de l’expérience des candidats.
Ces outils favorisent le sourcing et facilitent le traitement des candidatures. Ils sont utiles aux évaluations des candidats et aux entretiens vidéo préalables.
Avec la transformation digitale, les entreprises ont professionnalisé la cooptation. Cette dernière désigne le recrutement par recommandation.
Avec les outils du digital, la cooptation se fait à grande échelle. Ainsi, les chances de recruter la bonne personne sont plus grandes.
La cooptation digitalisée améliore la transparence dans la politique de recrutement. Elle aide au développement de l’engagement des collaborateurs. Ces derniers deviennent de manière spontanée des ambassadeurs et acteurs de l’entreprise qui les emploie.
En résumé, avec la digitalisation, les recruteurs gagnent du temps dans leurs processus de recrutement par recommandation. Les coûts liés au recrutement sont réduits et le nombre de recommandations augmente avec des candidatures de grandes qualités.
Quels sont les défis liés à la digitalisation ?
La digitalisation des entreprises n’est pas simple. En effet, plusieurs difficultés sont rencontrées lors de la transformation digitale.
La plus courante est la complexité qu’il peut y avoir dans la mise en place d’une technologie nouvelle. Le manque ou l’insuffisance de compétences avérées est aussi l’un des défis rencontrés lors de la transformation digitale d’une entreprise.
Il est en effet difficile de trouver des techniciens en informatique et des formateurs qualifiés. À l’intérieur des entreprises, ce manque de compétences est encore plus accentué.
Une grande part des chefs de TPE et de PME se plaignent du manque de moyens financiers. Cela constitue un frein non négligeable pour réaliser la digitalisation de leurs entreprises. Les organisations sont aussi confrontées à une résistance culturelle qui persiste.
Les dirigeants d’entreprises font aussi part d’inquiétudes concernant la cyber sécurité, la déshumanisation, la protection des données, etc.
Comment reconnaître le besoin de digitalisation d’une entreprise ?
Une entreprise qui a besoin d’une transformation digitale émet certains signes. Il est impératif de se digitaliser si vous disposez d’un site web avec des fonctions obsolètes. Ce type de site internet a du mal à remplir la mission pour laquelle il a été conçu.
Si vous sentez que vous avez besoin d’améliorer votre expérience client, il vous faut passer à la digitalisation. Les processus incohérents détériorent l’expérience utilisateur.
Ne pas avoir une bonne stratégie de développement de votre entreprise est aussi un signal pour passer à la digitalisation. Cette transformation est en fait l’avenir et elle est inévitable.
