Une entreprise qui réussit une bonne digitalisation est reconnaissable au vu de certains éléments.
- Ses affaires se développent mieux et elle est plus rentable ;
- elle jouit d’une meilleure organisation ;
- ses clients s’estiment satisfaits de ses services ;
- ses salariés sont plus heureux, plus efficaces et plus productifs ;
- etc.
Tous ses résultats sont le fruit de l’amélioration de l’organisation interne que favorise la transformation digitale. Comment la digitalisation améliore-t-elle donc l’organisation d’une entreprise ? Découvrons !
Transformation digitale et organisation du travail
La digitalisation améliore l’organisation au travail en impactant celle-ci sous différents angles.
La digitalisation transforme le management
La transformation digitale des entreprises impacte tous les secteurs de l’organisation interne d’une entreprise. L’un des premiers paramètres que la digitalisation modifie, c’est le management.
Avec les outils qu’apporte la transformation digitale, c’est la pratique de l’immédiateté qui est privilégiée. Les modèles hiérarchiques classiques se trouvent remis en cause.
Avec la digitalisation des entreprises, les tâches ne sont plus cloisonnées. À la place, vous avez la mise en place d’outils collaboratifs et d’espaces partagées qui impactent la façon classique de gérer les projets.
En plus, les systèmes de messagerie instantanée favorisent la mise en relation directe. L’aval de la hiérarchie n’est plus nécessaire et chaque collaborateur est responsabilisé.
Ce mode de fonctionnement dû au digital fait que le manager a sous sa tutelle des collaborateurs de plus en plus autonomes. Grâce à leur collaboration continue, ces derniers acquièrent davantage de compétences et ceci en temps réel.
Afin de pouvoir accompagner, partager et échanger avec ses équipes, le manager doit aussi avoir la maîtrise des outils du digital. Dans ce contexte, le manager est fédérateur. Il est beaucoup plus qu’un chef d’équipe, il accompagne son équipe.
Plusieurs des outils de la digitalisation servent à mettre en place une gestion plus efficace. C’est par exemple le cas avec les progiciels de gestion intégrée ou ERP (Enterprise Ressource Planning). Ces outils facilitent la gestion des ressources humaines et celle de la comptabilité.
L’avantage principal de ces outils de digitalisation se trouve dans l’homogénéisation des informations. Les données sont en effet regroupées dans un seul fichier centralisé.
Cela représente une grande aide à la productivité. En même temps, il permet un contrôle centralisé de la structure. Ce faisant, les prises de décision sont plus rapides.
La digitalisation apporte de la fluidité dans l’organisation du travail
Avec la digitalisation, nous assistons à une transversalité entre les équipes. L’information circule avec plus de fluidité. Tout ceci évite l’isolement des collaborateurs. Ainsi, la cohésion et le lien entre les équipes sont garantis. Ce qui constitue un réel avantage pour l’organisation du travail.
La transformation digitale donne accès à la connaissance
Avec la digitalisation des entreprises, les documents se dématérialisent. Il s’agit là d’une situation qui facilite l’accès aux données. Avec les outils du digital, les salariés accèdent à une plus grande base de connaissance. Cette dernière est entretenue par le travail quotidien de tous les collaborateurs.
Cette base de données est mise à jour au fil de l’évolution des projets et des échanges entre les collaborateurs. Cet accès à l’information est précieux et c’est l’une des raisons pour lesquelles les entreprises doivent absolument se digitaliser.
Sans transformation digitale, l’accès à l’information est beaucoup plus opaque. Il n’est pas immédiat et cela ne favorise pas la prise rapide de décision. Une lenteur qui pèse sur l’organisation globale du travail. La facilité et l’immédiateté dans l’accès à l’information participent à plus de transparence vis-à-vis des collaborateurs.
La digitalisation améliore la communication interne
Maintenir une communication interne en entreprise est essentiel pour le développement des projets. Cela n’est pas nécessaire que pour la transmission des informations.
La communication interne est surtout importante pour la construction d’une culture d’entreprise. Elle l’est aussi pour développer le sens de la communauté chez les employés. Elle permet de renforcer l’engagement des collaborateurs.
Les outils de la digitalisation ont une fonction importante dans la communication avec les salariés. Grâce à ses outils, il devient possible de combler le déficit de communication entre les différents services. Ils représentent l’idéal pour établir une relation de confiance entre les collaborateurs.
Soulignons que des salariés engagés et ayant un sens de la communauté poussée participent de manière active à l’organisation interne de l’entreprise.
Existe-t-il un risque dans la digitalisation d’une entreprise ?
Les exemples d’entreprises ayant réussi leur transformation digitale sont nombreux. Cependant, cela n’empêche pas qu’un grand nombre de chefs d’entreprise craignent la digitalisation.
Ils s’inquiètent du fait que cela n’apporte rien dans leur domaine. En plus, ils trouvent que la transformation digitale pourrait constituer un obstacle pour la croissance de leur chiffre d’affaires.
Même si leurs réactions semblent abuser, la digitalisation d’une entreprise n’est pas dépourvue de risques. L’un des dangers les plus importants de la transformation digitale est lié au traitement des données clients.
La conformité vis-à-vis du RGPD est la solution tout indiquée pour éviter ce problème. Outre cette obligation imposée par la législation, il existe d’autres dispositifs qui permettent de bien protéger les informations personnelles que vous recueillez.
Un autre risque de la transformation digitale est lié au service des ressources humaines de l’entreprise. Dans un contexte de digitalisation, les ressources humaines ont beaucoup à faire. Leur travail dans ce type de projet ne s’arrête pas à la sensibilisation des collaborateurs.
En même temps qu’elles sensibilisent à de nouvelles pratiques, elles doivent aussi veiller à leur propre formation. La digitalisation vient avec son lot de nouvelles modalités d’activités. Elle donne lieu à un genre de métier hybride qu’il faut apprendre à gérer.
Le chantage, la cyberattaque, l’usurpation d’identité, une mauvaise réputation digitale sont autant de risques liés à la transformation numérique d’une entreprise. Dès le début de votre digitalisation, vous devez réfléchir à une stratégie digitale pour prévenir tout problème. L’accompagnement d’un expert vous sera utile dans ce sens.
Comment garantir le bien-être des collaborateurs tout en améliorant son organisation grâce au digital ?
La transformation digitale induit un changement de l’organisation dans les entreprises. Une telle transformation quand elle n’est pas bien accompagnée peut créer un mal-être chez les collaborateurs. Pour éviter cela, certaines pratiques sont préconisées. En voici quelques-unes.
Conserver le sens
La réussite de toute transformation digitale passe en premier par l’adhésion des collaborateurs. Pour que la digitalisation améliore l’organisation de votre entreprise, recueillez d’abord les besoins de vos salariés. Cela est utile, car ceux-ci seront les premiers à utiliser les outils de digitalisation que vous mettrez en place.
Vos collaborateurs ont besoin de trouver du sens au travail qu’ils font dans l’entreprise. Ils doivent comprendre les objectifs de leurs missions et leur contribution au projet global de la société.
Ils doivent aussi connaître les modifications qu’apporte la transformation digitale dans leur quotidien au travail. Fort de tout cela, les collaborateurs seront en mesure de s’approprier les nouveaux outils de travail.
Accompagner les collaborateurs dans leur nouvelle expérience de travail
Il est primordial d’accompagner les collaborateurs dans l’utilisation des outils de digitalisation. Même quand l’outil est simple et facile à utiliser, cet accompagnement est essentiel. Il aide à savoir si le salarié est satisfait de ses nouveaux moyens de travail. La digitalisation ne pouvant se faire sans l’humain, il importe de veiller à l’expérience collaborateur.
Rester à l’écoute des salariés
La transformation digitale induit de nombreuses modifications qui peuvent impacter le moral de vos troupes. Il serait alors intéressant d’effectuer des sondages fréquents pour vérifier le moral des uns et des autres. Cela permet de détecter au plus tôt des signaux éventuels de risques.
Les responsables doivent pouvoir identifier les points critiques de la transformation digitale. Dans certaines entreprises qui ont pris le virage du numérique, il est imposé aux collaborateurs un certain mode de travail. Ce qui n’est pas toujours productif.
Les collaborateurs doivent être orientés vers les nouveaux outils tout en leur permettant de choisir le mode de travail qui leur convient. Il doit être proposé aux salariés des outils de digitalisation qui facilitent leur travail et leur vie.
Les entreprises doivent rester à l’écoute de l’ensemble des signaux indiquant un potentiel mal-être. Elles doivent mettre en place une organisation qui tient compte des besoins des collaborateurs.
Les responsables doivent surveiller de façon étroite les relations de salariés à hiérarchie et de collègues à collègues. Ils doivent veiller à tout élément qui peut avoir un impact psycho-social sur les collaborateurs.
Pour aider les entreprises, l’INRS (Institut national de recherche et de sécurité) propose à cet effet plusieurs ressources en ligne. Cependant, les sociétés doivent elles-mêmes mettre en place des indicateurs de risques qui leur sont propres. Ainsi, elles pourront assurer la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles.
Ne pas perdre le lien humain
Nous ne pouvons pas nier qu’il existe des avantages et des inconvénients de la digitalisation des entreprises.
En effet, avec la transformation digitale, certaines pratiques qui animent la vie de bureau ont tendance à disparaître. Il s’agit entre autres de l’ensemble des interactions informelles qui naissent du quotidien partagé avec des collègues.
De belles idées proviennent parfois de ces échanges qui sont en général spontanés. Les outils de digitalisation doivent servir au maintien de ce genre de liens.
Précisons que beaucoup de salariés sont dépendants de ce type de relations amicales et informelles. La grande majorité est prête à relever des défis quand ils ont un bon ami au bureau. Une grande part de salariés souhaite d’ailleurs évoluer dans une équipe où il règne une bonne ambiance collaborative.
Veiller à ne pas détruire l’équilibre vie professionnelle/vie privée
Le digital a parfois un caractère intrusif. Il exerce parfois sur les salariés une pression qui se répercute sur leur vie de famille et leur sommeil. Les employés sont souvent anxieux quand ils se déconnectent à cause des mails qui pourraient venir après leur déconnexion.
Ces mails qui resteraient non traités les inquiètent et les obligent à rester connectés plus qu’il n’en faut. Il faudra considérer cette addiction dans votre utilisation des outils digitaux pour améliorer l’organisation de votre entreprise.
